Эксперты: новая государственная система документооборота – бессмысленная трата денег

Создатели систем управления документооборотом, которые до сих пор использовались в Эстонии, критически отозвались о решении государства разработать новый централизованный регистр, потратив на это 2,3 млн евро. По словам чиновников, вариант адаптации прежних систем рассматривался, но создание совершенно новой и единой системы сочли более подходящим решением.
В различных госучреждениях Эстонии используются семь различных систем управления документооборотом, из которых наиболее распространены две - бесплатные Delta и A-Dok. Однако уже через год для большинства учреждений планируют создать совершенно новую единую систему.
Эта идея получила практический толчок три года назад, когда канцлеры министерств договорились о разделении расходов на разработку ИТ-систем и направление их развития. Одной из главных целей такой разработки была поставлена экономия.
Поясняя причину, по которой в целях экономии сочли необходимым разработать совершенно новую систему стоимостью 2,3 млн евро, а не адаптировать одну из существующих, заместитель гендиректора Центра информационных технологий и разработок Министерства внутренних дел (SMIT) Марти Лунг сказал, что Delta, которая в основном используется госучреждениями, в значительной степени устарела.
"На основе Delta у нас создано значительное количество экземпляров программы, чтобы предоставлять эту услугу различным учреждениям. Когда мы проанализировали, как работает система управления документооборотом Delta, мы пришли к выводу, что сможем сократить количество экземпляров программы и тем самым снизить расходы на обслуживание и хостинг системы. При этом мы сможем уменьшить сложность", - сказал Лунг.
По его словам, сейчас обмен документами между различными системами управления документооборотом осуществляется по электронной почте, то есть кто-то должен вручную переслать документ и ввести его в другую систему, а новая система "уменьшит межведомственные барьеры в сфере управления министерств".
SMIT сделал выбор в пользу новой системы
По словам Лунга, решение в пользу новой системы было продиктовано не только экономией, но и моральным устареванием Delta, разработанной 15 лет назад.
"В Delta используются компоненты, которые в современных условиях не являются интегрируемыми или перекрестно используемыми в качестве информационной системы. В новом решении мы рассматриваем весь документооборот как модульный, с различными функциями: подписи, штампы, круги согласования, плюс классический документооборот", - сказал он.
По словам Лунга, рассматривались как возможность адаптации Delta или A-Dok, так и коммерческие решения.
"Однако, учитывая все обстоятельства, SMIT предложил начать с [создания] новой [системы]", - сказал он.
В Государственном центре опорных услуг (RTK), участвующем со SMIT в разработке новой системы, также подтвердили, что анализировались различные варианты.
"Цель - создать систему, отвечающую современным архитектурным решениям, с возможностью работы через облачные сервисы и не зависящую от лицензий", - сказала руководитель отдела коммуникаций RTK Мадле Мересте.
Разработчик A-Dok: выдвигаемые аргументы несостоятельны
Разработчик программного обеспечения A-Dok Тарго Теннисберг критически отнесся к решению государства начать разработку новой системы с нуля и с новыми людьми. По его словам, A-Dok вполне можно адаптировать и это обошлось бы значительно дешевле, а базовый программный код A-Dok не устарел.
"Система постоянно пополняется новыми разработками. Например, недавно мы добавили функции распознавания речи и возможность привлекать к процессу третьих лиц. Насколько я знаю, планируемая новая система документооборота вообще не имеет таких функций, и их придется когда-то создавать дополнительно", - сказал Теннисберг.
По его словам, в A-Dok также нет проблемы "множества экземпляров программы", и целый ряд учреждений могут находиться в одной и той же системе.
"Например, все подведомственные учреждения в сфере управления Министерства климата находятся в одной системе. Это экономит расходы на ее администрирование, но по сути каждое ведомство может использовать систему самостоятельно. Еще более крупный пример - государственные школы, где 80 школ находятся в одной системе, но могут работать независимо друг от друга. Таким образом, A-Dok - это как раз та платформа, которая позволяет решить проблему "давайте не будем пересылать документы по электронной почте между учреждениями", потому что эта проблема в ней уже решена", - сказал Теннисберг.
Он добавил, что в A-Dok также решена проблема различных комплектов данных - учреждения могут использовать общую модель метаданных или создавать свои собственные модели.
По словам Теннисберга, он обращал внимание RTK и SMIT на эти аспекты летом 2023 года.
"Я также указал, что адаптация A-Dok к требованиям новой системы - они хотели обновленный пользовательский интерфейс, некоторые дополнительные интерфейсы и возможность использования другого сервера базы данных - обойдется примерно в 400 000 евро, а не в миллионы, но в SMIT ответили - что же нам теперь, анализировать все остальные системы?" - сказал Теннисберг.
По его словам, разумнее потратить пару недель на такой анализ, чем миллионы евро на заказ разработки новой системы в частном секторе и несколько лет платить зарплату связанным с проектом чиновникам. "Однако, насколько мне известно, не было проведено ни одного реального анализа, который бы включал в себя сравнительное сопоставление возможностей и конкретные сметы", - сказал Теннисберг.
Он также подчеркнул, что его критика не мотивирована тем, что его предприятие лишается каких-либо доходов.
"A-Dok - это бесплатное программное обеспечение, у государства есть его исходный код, кто угодно может заниматься разработками на его основе. Мы не получаем за это никаких отчислений, это готовый продукт, который можно просто использовать. Просто обидно, что миллионы евро из средств налогоплательщиков тратятся таким образом, потому что кто-то не сделал свою домашнюю работу", - сказал ИТ-предприниматель.
Разработчик Delta: а нужна ли вообще единая система?
По мнению разработчика Delta Вейко Берендсена, единая система управления документооборотом, а не регистр, адаптированный к потребностям конкретного учреждения, вообще не является правильным ответом на проблему, которую необходимо решить.
"Проблема в том, что у учреждений информация находится в очень многих местах и формах. Нужное и ненужное, ценное и малоценное перемешано. Систематизация документооборота относится к вспомогательной деятельности, и хотя единый подход к управлению учреждениями тоже важен, это в данном случае все же вторично", - сказал Берендсен.
Он напомнил, что Delta была создана 15 лет назад, когда нужно было ликвидировать последний бумажный документооборот и добиться надежности электронной документации в системе. "Чего тогда еще не существовало, так это сервисов совместной работы с документами Google и Office365 со всей облачной экосистемой", - добавил Берендсен.
По словам программиста, инициаторы единой системы управления документооборотом руководствовались лозунгом экономии, однако расчеты были сделаны небрежно и истолкованы манипулятивно.
"Это означает, что в головах той пары чиновников, которые продавили это решение, оно уже было заранее принято. Я считаю, что это неправильный подход, потому что на протяжении 20 лет у нас было несколько успешных продуктов, ориентированных на потребности клиента", - сказал Берендсен.
По его словам, в RTK работают компетентные сотрудники, но им поставили неправильную задачу.
"У государства отсутствует предметное понимание проблематики управления документооборотом и информацией. Формальное представление о том, что решением проблемы является централизация, - это еще один случай в печальной череде примеров того, что если не умеют сделать ничего другого, то хотя бы проводят организационные изменения", - сказал Берендсен.
В поддержку его утверждения о том, что у разных ведомств разные потребности в сфере управления документооборотом, свидетельствует и решение Министерства обороны отказаться от внедрения единой системы управления документооборотом. Однако одна из причин этого - обработка в системе засекреченных документов, в то время как единый государственный регистр документов предназначен только для обработки документов с пометкой для публичного или внутреннего пользования.
Предполагается, что новая государственная система управления документооборотом будет внедрена в следующем году. В нее перейдет документация всех учреждений центрального правительства, таких как министерства, правительственные учреждения, учреждения в сфере их управления, суды, тюрьмы и государственные школы.
Новая система будет разработана RTK, SMIT и Центром регистров и информационных систем с привлечением внешнего партнера.
Редактор: Андрей Крашевский