Каждое буднее утро журналист открывает реестры документов министерств, чтобы узнать, чем занимается государство. В письмах, приказах и законопроектах заботы и радости, сложные дискуссии и пламенные скандалы проявляются еще энергичнее, чем в утренней газете. На основании прочитанного журналист делает выбор, и вот так темы находящихся в реестре документов доходят до общественности. Но кто отбирает документы для внесения в реестр?

Закон о публичной информации весьма конкретен и гласит, что документы, полученные и отправленные учреждением, должны быть зарегистрированы не позднее следующего рабочего дня.

Однако некоторые министерства указывают, что такой механизм носит весьма общий характер. Таким образом, практически во всех министерствах применяется ряд более точных процедур.

Например, занимающаяся управлением информации в Министерстве внутренних дел Силле Ууслеэр пояснила, что все документы, имеющие доказательную силу, должны быть зарегистрированы.

"Письма, которые содержат важную информацию, касающиеся позиции министерства, выполнения задач, введения правовых актов или других потенциально спорных тем или вопросов", - перечислила Ууслеэр. "В целом, регистрируется все, что требует последующей деятельности со стороны министерства".

Аналогичный порядок установлен и ​​в Министерстве климата. "Регистрировать и отвечать требуется на все профессиональные документы и запросы, которые содержат информацию или предложения о деятельности министерства и требуют ответа, раскрытия, уведомления, выполнения или передачи в другие учреждения", - сказала руководитель по связям с общественностью министерства Кадри Пеэтерсоо.

Реестры показывают, что чиновники на самом деле не тонут в документах

При открытии реестра документов Министерства климата изначально создается впечатление, что министерство заносит туда все документы, которые создаются в его здании. Например, 16 апреля было зафиксировано 540 документов. При более внимательном рассмотрении выясняется, что большинство этих документов были разработаны Департаментом окружающей среды, Агентством по охране окружающей среды или Земельным департаментом.

Документов самого Министерства климата, в котором работают около 300 сотрудников, в тот день было зарегистрировало 52, или по одному документу на шесть сотрудников. К этим документам также относятся всевозможные соглашения, приказы и распоряжения.

Меньшее по численности Министерство внутренних дел регистрирует в среднем 20-30 документов в день.

По словам Ууслеэр, число писем также может сильно колебаться. "После кризисов или изменений в законодательстве объем обращений увеличивается, а в другое время, в более спокойный период, таких обращений действительно может быть зарегистрировано меньше", - пояснила Ууслеэр.

Министерство культуры, в котором работают около 100 человек, на прошлой неделе регистрировало в среднем девять документов за рабочий день.

Руководитель управления информацией министерства Ингрид Каскепейт описала подход, подобный подходу других министерств. Все письма, на которые ожидается ответ или другие последующие действия, должны быть зарегистрированы.

"У нас есть довольно много документов, которые к нам поступают", — сказал Каскепейт. "Каждый день по-разному, но в целом обращений не так много".

Кунингас: я получаю в день сотню электронных писем

В апреле в среднем в течение рабочего дня в Министерстве экономики и коммуникаций регистрировалось 20 документов.

Канцлер министерства Ахти Кунингас сообщил, что все письма, отправленные на общую электронную почту учреждения, практически автоматически загружаются в реестр документов.

Решения по письмам, которые отправляются на рабочую почту какого-либо чиновника, принимаются самим чиновником. Такая процедура действует во всех министерствах. Чиновник может внести отправленные ему письма в реестр сам или поручить это сделать кому-то другому. Но в принципе чиновник также может решить, что какой-то документ не заслуживает регистрации.

Ахти Кунингас отметил, что каждый день получает сотни электронных писем. Большая часть из них поступает, так сказать, изнутри дома, и их по закону не надо вносить в реестр.

При этом Кунингас подчеркнул, что чиновники также делают выбор в отношении писем, поступающих из-за пределов министерства.

"Если кто-то спросит, нужно ли ему регистрировать компанию в реестре хозяйственной деятельности для какого-то вида деятельности, это не имеет такого значения", - привел в пример Кунингас. "Достаточно ответить "да" или "нет". Но то, что связано с законопроектом или каким-то новым планом развития, должно быть зарегистрировано".

Закон о публичной информации также гласит, что если на запрос информации дан ответ немедленно, его не нужно вносить в реестр документов.

Является ли письмо чиновника официальным письмом?

При общении с чиновниками складывается впечатление, что министерства несколько по-разному относятся к письмам, отправленным на общий адрес учреждения, и к рабочей электронной почте чиновников.

Юрист Инспекции по защите данных Кадри Леванд изначально заявила, что с точки зрения закона не имеет значения, кто именно получает письмо.

"Вся деятельность, которую учреждение осуществляет через должностных лиц, должна быть зарегистрирована", - сказала Леванд. При этом она отметила, что письма, проходящие через рабочие ящики чиновников, не являются автоматически официальными письмами.

"Эта граница немного сбивает с толку: идет ли речь о переписке между учреждениями из какой-то страны или это только переписка между чиновниками", - сказала Леванд. "Мы действительно не можем требовать регистрации каждого письма. Особенно, если в этом нет реальной необходимости".

Еще больше запутывает ситуацию то, что появляется все больше и больше различных каналов связи. Растет и объем информации, которую приходится обрабатывать чиновникам.

"Мы хотим, чтобы государство действовало быстрее, но неизбежно, что топ-менеджер, в подчинении которого 50 сотрудников, а также и подведомственные учреждения, должен смотреть, что он внес в реестр официального документооборота. Он должен за вечер просмотреть сотню электронных писем, и наверное, ему в это время еще и звонили десятки раз. Потом есть мессенджеры Teams и WhatsUp, другие каналы связи", — привел пример Ахти Кунингас и признался: "Этот выбор, признаюсь, за пределами человеческих возможностей".

Кунингас отметил, что в некоторых европейских странах есть свои отделы по управлению таким большим количеством документов, а у каждого топ-менеджера есть свой секретарь. При этом он подчеркнул, что меньшая численность сотрудников не может быть оправданием, и министерство работает над тем, чтобы реорганизовать документооборот.

"Электронная почта будет предназначена больше для внешнего общения. Все внутреннее общение будет перенесено на чат-платформы, чтобы лучше разделить эти направления работы", — пояснил Кунингас.

Никто не знает, сколько документов остается незарегистрированными

Ни одно министерство не может сказать, сколько документов попадает в реестр, а сколько документов остается в почтовом ящике чиновника до тех пор, пока они не будут удалены.

По словам Кадри Леванд, Инспекция по защите данных в ходе своих проверок оценивала, вовремя ли были зарегистрированы письма в реестрах документов, и как решаются ограничения доступа.

"С другой стороны, проверить, все ли письма вообще попадают в реестр, кажется довольно сложной задачей", - заметила Леванд и в свою очередь спросила: "Должны ли мы просматривать почтовые ящики всех сотрудников, чтобы увидеть, не осталось ли чего-нибудь незарегистрированным? Так как же можно на самом деле это осуществить?".

Тот же вопрос звучал во всех министерствах. Например, в МВД несколько лет назад провели комплексную проверку и обнаружили, что в ведомстве слишком широко используется обозначение "для внутреннего пользования".

Но и в этой проверке оценивались только те документы, которые уже значились в реестре. "У нас нет доступа к письмам, которые находятся на адресах электронной почты сотрудников, поэтому мы не можем вести статистику по этому поводу", — сказала Силле Ууслеэр.

В министерствах, с которыми общался ERR, подтвердили, что чиновникам постоянно напоминают о необходимости регистрации документов.

Ахти Кунингас добавил, что аудиторы Минэкономики раз в год рассказывают всем сотрудникам как о лоббистах, так и ​​о коррупции.

Инспекция по защите данных реагирует на конкретные жалобы

В прошлом году Инспекция по защите данных приняла более 80 решений, касающихся закона о публичной информации.

Как правило, в инспекцию подаются жалобы, когда на документе, внесенном в реестр документов, слишком легко проставлен штамп АК (для внутреннего пользования - ред.). По словам Кадри Леванд, инспекция обычно реагирует на конкретную жалобу.

Например, на вопрос, должно ли было быть в реестре документов письмо Bolt в Министерство экономики и коммуникаций, которое стало достоянием общественности на прошлой неделе, Леванд не дала определенного ответа.

Это письмо, ставшее известным благодаря Euractiv, до сих пор не зарегистрировано министерством.

"Вы можете отправить нам сообщение по этому поводу", — сказала Леванд. "Тогда мы сможем спросить про это письмо и оценить, следовало ли его зарегистрировать или нет. Мне очень трудно сказать, не видя его содержания".

Вопрос о том, должен ли какой-либо документ находиться в реестре, последний раз обсуждался в начале прошлого года. История началась с того, что советник правительства по СМИ, готовивший телеинтервью премьер-министра, направил письмо в Министерство финансов с просьбой пересмотреть тезисы, касающиеся разделения Elektrilevi и Eesti Energia.

Чиновники Минфина резко раскритиковали тезисы, а поскольку это было общение между двумя учреждениями, переписка была зарегистрирована в реестре документов.

После того как ERR опубликовал сюжет на основе писем, документ был удален из реестра. ERR направил по этому поводу запрос, и около полудня документ снова стал достоянием общественности.

С того случая прошло уже больше года, а журналисты, каждое утро просматривающие реестры документов министерств, больше таких писем не нашли. По данным Госканцелярии, такие письма до сих пор отправляются.