Удаленная работа хоть и популярна, но в Эстонии не было нормативных актов, учитывающих особенности такой работы. Соблюдение требований Закона о гигиене и безопасности труда в любой связанной с работой ситуации было чрезвычайно сложным для работодателей.

Согласно недавней поправке к закону, работодатель обязуется соблюдать специальные положения, применимые к удаленной работе, а также обеспечивать соблюдение требований Закона о гигиене и безопасности труда с учетом особенностей удаленной работы.

Решение об удаленной работе могло бы рождаться на основе анализа рисков

В соответствии с пересмотренным Законом о гигиене и безопасности труда работодатель обязан проводить анализ рисков места удаленной работы, и это требование теперь четко определено. При составлении анализа рисков выявляются факторы опасности трудовой среды и оцениваются риски для здоровья и безопасности работника. Выявленные опасности следует отразить в плане действий анализа рисков, информировать о них работника и инструктировать его, как предотвратить или снизить эти риски.

Оценка рисков обычно составляется в форме опросника или проводится на месте. Не исключается отражение в анализе рисков, связанных с удаленной работой, в обобщенном виде. В случае опросника обзор условий труда и трудовой среды дает работник, и у работодателя, как правило, нет возможности дать свою объективную оценку рисков, связанных с местом удаленной работы.

При оценке рисков на месте важно иметь в виду, что работник имеет право на неприкосновенность жилища, поэтому оценке рисков дома у работника должно предшествовать его письменное согласие. Если работодатель твердо уверен в необходимости провести анализ рисков на месте, он должен обосновать соответствующее требование. Прежде всего, работнику и работодателю нужно договориться, каким образом работодатель получит представление об условиях и рисках удаленной работы.

В случае выявления рисков, связанных с удаленной работой, работодатель перед допуском к такой работе обязан инструктировать работника. Это касается как опасностей в связи с удаленной работой, так и потенциальных последствий для здоровья работника. Например, работодатель должен инструктировать работника относительно правильной рабочей позы и требований безопасности рабочего оборудования, несмотря от того, что работник трудится удаленно.

Работодатель обязан убедиться, что после инструктажа работник умеет самостоятельно выявлять риски, связанные с местом удаленной работы, и снижать их. При этом обязанность инструктировать работника не является для работодателя одноразовой, а должна соблюдаться по мере необходимости.

На что обратить внимание при заключении соглашения?

Чтобы разрешить работнику трудиться удаленно, недостаточно просто провести анализ рисков и инструктировать работника. Хотя работник имеет право требовать гибких условий труда, включая возможность удаленной работы, стороны должны достичь соответствующего соглашения. Если работодатель и работник единодушны в вопросе удаленной работы, следует письменно зафиксировать соглашение об удаленной работе.

В соглашении следует обозначить место выполнения удаленной работы. Это важно, поскольку растет тенденция к тому, что работа выполняется в форме удаленной работы в разных местах, не обозначенных в соглашении об удаленной работе.

Однако работа в кафе, междугородном автобусе или за границей, если стороны достигли соглашения о таком месте удаленной работы, не исключает применения обязательств Закона о гигиене и безопасности труда.

Если человек работает за границей, то работодатель в числе прочего должен обратить внимание на налоговые аспекты, поскольку при долгосрочном пребывании за границей к работнику могут применяться налоговые требования другой страны. Не менее важно достичь соглашения о допустимости сверхурочной работы, рабочем времени, порядке учета рабочего времени или обязательстве соблюдения конфиденциальности.

В соглашении, среди прочего, крайне важно указать, когда и каким образом работник обязан уведомлять работодателя о существенных изменениях условий труда или трудовой среды, охватываемых анализом рисков. Это важно, поскольку в случае несоответствия трудовой среды требованиям штраф для юридического лица составляет до 32 000 евро.

В случае удаленной работы работодатель также обязан инструктировать работника в вопросе создания безопасных условий труда, и для достижения этой цели стороны могут договориться относительно оборудования рабочего места или покрытия иных расходов за счет работодателя. Если работодатель несет расходы, связанные с местом удаленной работы сотрудника, которые не являются необходимыми для выполнения работы, то речь может идти о специальной льготе.

Поэтому необходимые для работы оборудование и мебель в домашнем офисе должны быть предназначены исключительно для выполнения рабочих задач. В противном случае работодателя могут обязать платить с них повышенные налоги.

Так что в соглашении об удаленной работе есть на что обратить внимание. Хотя в целом обязательства работника по гигиене и безопасности труда не освобождают работодателя от соответствующей ответственности, в случае удаленной работы работодателя все же иногда можно от нее освободить.

В долгосрочной перспективе, учитывая популярность удаленной работы, каждому работодателю важно иметь четкий план действий по внедрению удаленной работы в своей фирме и чтобы стороны достигли соглашения об основных условиях до того, как будет принято решение о допуске к удаленной работе.